19Oct, 2021
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Categorias / Sectores de actividad Etiquetas: checklist de calidad, control de calidad, hoja de verificación de calidad Por Valeria Garcia
La hoja de verificación de calidad tiene un papel importante en el proceso de control de calidad de cualquier empresa. Tradicionalmente, para realizar las hojas de verificación de calidad se han utilizado plantillas en papel que se iban complementando a mano.
Pero este método conlleva una serie de limitaciones y problemas: se pueden cometer olvidos y errores con facilidad, imposibilidad de volcar automáticamente la información recogida en un software informático, entre otros.
Cualquiera de esas situaciones puede retrasar o hasta parar el proceso de control de calidad de tu empresa.
¿Qué es una hoja de verificación de calidad?
Básicamente, es un formulario diseñado para recopilar datos, por lo que se usa como herramienta genérica para iniciar un proceso de control de actividades para detectar errores y áreas de mejora, y también para encontrar soluciones a problemas concretos. Se usa típicamente para una inspección de calidad o un control de gestión de riesgos.
Las hojas de verificación están consideradas unas de las 7 herramientas de calidad junto a las siguientes:
- Diagrama de Ishikawa o Diagrama de causa-efecto. Sirve para identificar muchas posibles causas de un efecto o problema, clasificándolas en categorías.
- Diagrama de flujo. Muestra la secuencia de pasos y las distintas posibilidades que se pueden dar en un proceso: actividades, puntos de decisión, ramificaciones y rutas paralelas, así como el orden general de proceso.
- Gráfico de control. Se utiliza para determinar si un proceso es estable o tiene un comportamiento predecible. Los requisitos establecidos previamente se representan a través de una los límites superior e inferior de las especificaciones.
- Histograma. Consiste en diagramas de barras y se utiliza para describir la tendencia central, dispersión y forma de una distribución estadística.
- Diagrama de Pareto. Herramienta que permite clasificar gráficamente la información de mayor a menor relevancia, con el objeto de destacar los problemas más importantes.
- Diagrama de dispersión. Normalmente se usa para mostrar cómo se relacionan dos variables entre sí, con el fin de analizar su nivel de dependencia o de independencia.
¿Para qué sirve esta hoja de verificación en un control de calidad?
Las hojas de verificación de calidad se utilizan en las siguientes fases o etapas de un control de calidad:
- Comprensión del problema.
- Implantación del plan específico para solucionar este problema.
- Asegurar la permanencia de las mejoras que están funcionando.
Kaoru Ishikawa, creador del diagrama que lleva su nombre, identificó los siguientes usos de una hoja de verificación:
- Para cuantificar los defectos por producto.
- Para cuantificar defectos por localización.
- Para cuantificar defectos por causa (máquina o trabajador).
- Para realizar un seguimiento a las actividades de un proceso (hoja de chequeo de calidad).
Los errores o áreas de mejora susceptibles de identificarse con una hoja de inspección de este tipo son, entre otros:
- Errores de contabilidad, facturación, gestión de contratos y en todo tipo de trámites administrativos.
- Mal funcionamiento en maquinarias o infraestructuras.
- Incumplimientos en los plazos de entrega de productos o en la realización de servicios.
- Quejas de los clientes respecto al trato recibido o por una calidad deficiente en productos o servicios.
- Absentismo laboral difícilmente justificable o excesivo.
- Incumplimientos de leyes y normativas.
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¿Cómo se confecciona correctamente una hoja de verificación de calidad digital?
Aunque no existe una plantilla de hoja de verificación estándar, sí se pueden seguir algunos pasos para crear una hoja de verificación eficiente:
1. Determinar detalladamente el proceso a observar
Para ello debemos responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué datos necesitamos?
- ¿Se pueden analizar los datos desde diferentes perspectivas?
- ¿Cómo se registran los datos?
- ¿Quién realizará la recopilación de datos?
- ¿Quién va a realizar la recogida de datos, estás preparado para hacerlo de forma eficaz?
- Recolectados los datos, ¿qué uso les daremos?
2. Definir el período de tiempo de recogida de los datos
Puede tratarse de horas, días, semanas e incluso meses, dependiendo de la magnitud del estudio.
3. Diseñar una hoja clara, fácil de usar y adaptable
Para ello es muy recomendable digitalizar el proceso, cambiando el formato papel por otros métodos mucho más cómodos y eficientes, como un archivo en Excel, o, yendo más allá: algún software específico de creación de formularios digitales.
4. Hacer una prueba piloto a modo de test
No siempre se da con la hoja de verificación idónea a la primera, por lo que es recomendable ir haciendo pruebas hasta encontrar el formato idóneo. Esto es muy sencillo con programas digitales, con los que fácilmente podemos crear versiones de hojas o formularios, hasta encontrar la que mejor se adapte a lo que necesitamos en cada momento.
5. Recopilar datos con rigor y objetividad
La toma de datos sobre el terreno es fundamental, por lo que las personas que las realizan deben tomarse muy en serio este trabajo, tomando todos los datos que hagan falta de forma metódica, rigurosa y sistemática.
6. Generar informes donde se plasmen las conclusiones del estudio
Una vez se han recogido los datos, es fundamental generar informes con las conclusiones que nos permitan implementar las mejoras necesarias. Si se trata de informes automatizados y en tiempo real, lo que se pueden conseguir con determinadas Apps o software específicos, estaremos añadiendo mucho valor y eficacia a nuestro trabajo.
¿Por qué digitalizar la hoja de verificación?
Si realizamos una comparación entre una hoja de verificación digital y una en papel, no hay duda de que la balanza se decantará hacia el formato digital por sus múltiples ventajas, como poder olvidarnos del papel y ganar en rapidez y eficacia.
Pero si además usamos sistemas de gestión de formularios y reportes como Kizeo Forms, que puede usarse como App para móviles y tablets, las ventajas se multiplican. Al usar esta herramienta se abren posibilidades como:
- Toma de datos sobre el terreno con un smartphone o tablet.
- Ejecución offline/online. No es necesario tener conectividad a internet para capturar los datos.
- Envío de reportes automáticos y diseño de escenario de correos automáticos.
- Importar base de datos para tener a la disposición los inventarios, nóminas o cualquier otra base de datos de la empresa.
- Formularios dinámicos que despliegan distintas secciones según las respuestas previas.
- Transferir formularios entre distintos usuarios para que otro miembro del equipo termine de llenar el formulario o valide la información ingresada antes de generar el reporte.
- Enviar notificaciones de alerta por email. Esto es útil para compañías que elaboran checklists de buen funcionamiento de máquinas y se detectan fallas graves.
Con Kizeo Forms vas a conseguir mucho más que crear una hoja de verificación de calidad digital, ya que te va a ayudar en el proceso completo de tus estrategias y acciones de mejora continua.
FAQs
¿Cómo se elabora la hoja de verificación? ›
- Determinar claramente el proceso sujeto a observación.
- Enfocar su atención hacia el análisis de las características del proceso.
- Definir el período de tiempo durante el cuál serán recolectados los datos.
- Diseñar una planilla de formato claro y fácil de usar.
¿Qué es una hoja de verificación de calidad? Básicamente, es un formulario diseñado para recopilar datos, por lo que se usa como herramienta genérica para iniciar un proceso de control de actividades para detectar errores y áreas de mejora, y también para encontrar soluciones a problemas concretos.
¿Cómo se aplica la hoja de verificación? ›Puede usar las listas de verificación para las siguientes tareas: Llevar a cabo actividades en las que es importante que no se olvide ningún paso y que las tareas se realicen en un orden establecido. Realizar inspecciones en terreno. Verificar o examinar productos y/o procesos.
¿Cuáles son los tipos de hojas de verificacion? ›Tipos de hoja de chequeo
No hay tipos establecidos de hojas de verificación de manera formal, sin embargo si podemos definir ciertos usos comunes, los cuales se resumen en tres: Hoja para registro de datos. Hoja de lista de chequeo. Hoja de localización.
El propósito de una hoja de verificación es recopilar datos . Por ejemplo, digamos que el operador de la línea de producción quería ver qué defectos se producían con mayor frecuencia. Establecería una lista de todos los defectos producidos en la línea de producción y luego usaría una hoja de verificación para registrar el tipo de defecto cada vez que ocurra.
¿Cómo hacer una hoja de verificación en Word? ›- Cree la lista.
- Coloque el cursor al principio de la primera línea.
- Vaya a la pestaña Desarrollador y, a continuación, haga clic en Casilla.
- Si quiere un espacio después de la casilla, presione la tecla TAB o la barra espaciadora.
1.1 ¿Qué es la hoja de verificación? Es un formato que sirve para registrar, analizar y procesar fácilmente los datos registrados en él.
¿Qué datos se hacen constar en el certificado de calidad? ›- Una relación detallada de los productos o servicios incluidos en su ámbito de aplicación.
- Norma de referencia empleada en el examen de calidad realizado.
- Identificación de la entidad responsable de la emisión del documento.
Las hojas de verificación proporcionan una forma sistemática de recopilar, registrar y presentar datos cuantitativos y cualitativos sobre problemas de calidad. Una hoja de verificación utilizada para recopilar datos cuantitativos se conoce como hoja de conteo .
¿Qué es el formato de verificación? ›Un formulario de verificación es una certificación para probar o confirmar el estado de un individuo . El proceso generalmente requiere que un tercero (tercero) proporcione documentación, como una carta, como evidencia. Una vez completado el formulario, se debe firmar la parte que verifica la información solicitada.
¿Cuál es el primer paso en el proceso de verificación? ›
El primer paso en el proceso de verificación es regresar a su conjunto original de datos no limpios y compararlo con lo que tiene ahora . Revise los datos sucios e intente identificar cualquier problema común. Por ejemplo, tal vez tenía muchos valores nulos. En ese caso, verifica sus datos limpios para asegurarse de que no haya valores nulos.
¿Para qué se utiliza la verificación electrónica? ›E-Verify es un sistema basado en Internet que compara la información de su Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo, con los registros disponibles en el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y la Administración del Seguro Social (SSA) de EE. UU. para confirmar que está autorizado a trabajo en los Estados Unidos.
¿Cuál es la diferencia entre una lista de verificación y una hoja de verificación? ›Si bien la hoja de verificación es para capturar y categorizar las observaciones, la lista de verificación pretende ser una ayuda a prueba de errores cuando se llevan a cabo procedimientos de múltiples pasos , particularmente durante la auditoría, verificación y finalización de los resultados del proceso.
¿Puedes hacer una hoja de verificación en Excel? ›Estos son los pasos para insertar una casilla de verificación en Excel: Vaya a la pestaña Desarrollador -> Controles -> Insertar -> Controles de formulario -> Casilla de verificación . Haga clic en cualquier parte de la hoja de trabajo e insertará una casilla de verificación (como se muestra a continuación).
¿Qué debe tener una hoja de control? ›Elementos de una buena hoja de control
La personalización de la hoja de verificacion plantilla con una aplicación fácil de usar puede ayudar a los inspectores de control de calidad a ahorrar tiempo, lo que contribuye al resultado general.
- Cree la lista.
- Coloque el cursor al principio de la primera línea.
- Vaya a la pestaña Desarrollador y, a continuación, haga clic en Casilla.
- Si quiere un espacio después de la casilla, presione la tecla TAB o la barra espaciadora.
En la plantilla de formulario, coloque el cursor en el lugar donde desea insertar el control. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C. En Insertar controles, haga clic en Casilla.
¿Es mejor crear una lista de verificación en Word o Excel? ›Una vez más, una lista de verificación en Excel es la mejor opción . Puede ayudarlo a mantener un registro en la hoja de cálculo a medida que completa el trabajo o los elementos. Además, también puede verlos para saber cuándo ha marcado todo.
¿Qué es una hoja de control PDF? ›La hoja de recogida de datos, denominada hoja de control o comprobación, es un formato previamente impreso que permite recoger los datos de forma sencilla, concisa y estructurada (Carot, 1998) para que posteriormente puedan ser analizados.