Hoja de verificación ➡️ Que es, usos, ejemplos y plantillas (2024)

La hoja de verificación o lista de chequeo es uno de tantos términos que recibe esta herramienta de gestión empleada por las empresas como proceso de control de calidad en los sistemas de producción.

A menudo, esta herramienta se utiliza de manera impresa, posee forma de planilla o de diagrama, y se utiliza para recoger datos específicos por medio de la observación de una determinada situación.

En la actualidad, existen software diseñados para elaborar hojas de verificación perfectamente ajustables a las necesidades del fenómeno de estudio. Con el uso de estos programas se reduce la tasa de error humano, contribuyendo a la obtención de una mejor data.

Hoja de verificación ➡️ Que es, usos, ejemplos y plantillas (1)

¿Qué es una hoja de verificación de calidad?

Generalmente, se trata de un formulario cuyo diseño se ajusta para la recopilación de datos, razón por la cual se utiliza como una herramienta genérica en el proceso de control de calidad o inspección de riesgo, con la finalidad de buscar errores o áreas de mejora.

Las hojas de comprobación, también conocidas como de control, de chequeo o de verificación, son una técnica de recogida de datos cuyo diseño procura la facilidad de uso, de manera que interfiera lo menos posible con quien realiza el registro.

Esta herramienta emplea el criterio científico de la objetividad, se centra en los hechos para proporcionar información realista. Los datos a recolectar pueden ser de distinta naturaleza, así como los fenómenos sujetos a estudio.

La hoja de verificación o lista de chequeo es considerada unas de las 7 herramientas de calidad junto a las siguientes: diagrama de Ishikawa o diagrama de causa-efecto, diagrama de flujo, gráfico de control, histograma, diagrama de Pareto, diagrama de dispersión.

¿Para qué sirve una hoja de verificación o lista de chequeo en un control de calidad?

Esta herramienta está diseñada para la correcta recolección de datos mediante un formato lógico y fiable. Tiene como función principal, facilitar la tarea del investigador en la obtención y organización de la información para producir análisis rápidos y eficientes.

En los procesos de mejoras de la calidad, la hoja de verificación se utiliza con frecuencia para el estudio de los posibles síntomas de un problema, también para investigar las causas de estos, o se implementan para comprobar diversas hipótesis mediante la recogida y análisis de datos.

Este instrumento se aplica con frecuencia en algunas de las siguientes etapas de un control de calidad:

  • Identificación del problema
  • Para desarrollar un plan específico en la solución del problema.
  • Para verificar que las soluciones aplicadas están funcionando.

Según Kaoru Ishikawa, creador del diagrama de calidad que lleva su nombre, existen diferentes criterios de uso para una hoja o lista de chequeo, algunos de estos son:

  • Para cuantificar los defectos por producto.
  • Para cuantificar defectos por localización.
  • Para cuantificar defectos por causa (máquina o trabajador).
  • Para realizar un seguimiento a las actividades de un proceso (hoja de chequeo de calidad).

La implementación de una hoja de verificación permite identificar errores o áreas de mejora en los siguientes aspectos:

  • Incumplimiento de normativas y leyes
  • Absentismo laboral
  • Reclamos y sugerencias de los clientes con relación a la calidad de los productos o servicios
  • Retrasos en los plazos de entrega por problemas en cadena productiva
  • Funcionamiento inadecuado en infraestructuras y maquinarias.
  • Errores de trámites administrativos, contables, y otros departamentos involucrados en el fenómeno de estudio.

Ventajas de una hoja de verificación

La aplicación de esta herramienta supone las siguientes ventajas con relación a su implementación en la búsqueda de errores o áreas susceptibles a mejora.

  1. Es una técnica que proporciona datos fáciles de comprender, los cuales se consiguen a través de procesos simples y efectivos que pueden implementarse en diferentes áreas de una empresa.
  2. Suministra los patrones y tendencias reflejados en los datos.
  3. Reduce la tasa de interferencia, en la ejecución y registro de actividades por parte del investigador.
  4. Facilita la toma decisiones centrada en hechos, en lugar de opiniones
  5. Proporciona un registro histórico que permitirá observar el comportamiento de futuros cambios.
  6. Promueve el pensamiento estadístico dentro de la cultura organizacional.

Tipos de hojas de verificación

Actualmente, no existe una clasificación estandarizada para las hojas de verificación, esto se debe a que la herramienta es ampliamente modificable y ajustable para adecuar el diseño a los objetivos de la recolección de datos. Sin embargo, entre los modelos más comunes podemos identificar los siguientes:

  • Hoja de verificación con escala de medición: Utilizada para evaluar la distribución con el objetivo de producir una correcta distribución de frecuencia.
  • Hoja de comprobación de frecuencia: Empleada para definir los criterios de recolección de datos según la cantidad de veces que se presentan.
  • Hoja de chequeo con clasificación: Usada para diagramar la información de forma que se puedan clasificar los datos según los cruces de columnas y filas.
  • Hoja de control de localización: Destinado para determinar la ubicación del defecto basado en uno o más esquemas del objeto de medición.

Como hacer una hoja de verificación de calidad?

En el apartado anterior, indicamos que no existe un formato estandarizado para la elaboración de este instrumento de medición estadística. El diseño de la hoja de verificación dependerá de lo que se desee analizar, siempre y cuando se consideren los siguientes lineamientos durante su creación.

  1. Determinar el proceso a observar: para comenzar se requiere realizar una planificación básica para establecer que datos necesitamos, como debemos registrarlos, quién hará la recolección de información y que uso daremos a los resultados.
  2. Definir el lapso de tiempo para la recolección de datos: no existe un tiempo determinado preferente para cada fenómeno de estudio, esto dependerá de las necesidades del área.
  3. Diseñar una hoja de verificación simple y fácil de usar: este instrumento debe expresar de forma detallada el origen de la información y su estructura debe simplificar su uso y observación.
  4. Prueba piloto: a menudo sucede que el diseño preliminar de la hoja de verificación no se adecua a las necesidades del estudio, por ello es necesario ir probando diferentes modelos en busca del más idóneo.
  5. Realizar la recolección de datos con objetividad: la manera correcta de obtener la información requerida es de forma metódica, rigurosa y sistemática.
  6. Informe y conclusión: después de la recolección de datos, es importante hacer informes con las conclusiones pertinentes que contribuyan a la implementación de las mejoras requeridas.

Ejemplo de hoja de verificación de calidad

“Movil Up” es una pequeña empresa que presta servicio técnico de celulares. El gerente general quiere clasificar los tipos de errores más comunes, la frecuencia con la que suceden y el total de casos que cada técnico puede solucionar por semana.

Paso 1. Desarrollar el contexto

  • Qué: Determinar los defectos que tiene los dispositivos móviles de los clientes y la efectividad para solucionar el caso por parte de los técnicos.
  • Por qué: Mejorar el servicio prestado con base en el tipo de defecto, para luego capacitar al personal nuevo en la reparación de los casos más frecuentes.
  • Cuándo: La información se recopilará durante tres semanas.
  • Dónde: Los datos se obtendrán en el área de correcciones.
  • Quién: La data será registrada por el ingeniero de producto y la evaluación se llevará a cabo sobre tres técnicos.
  • Cómo: La información será plasmada en hojas de verificación, bajo la siguiente leyenda: Una equis para los defectos en la placa base, una cruz para los defectos en pantalla, un círculo para los defectos de batería y un triángulo por fallas en el software.
  • Cuánto: Se recopilarán los datos de 50 clientes o en su defecto hasta que se culmine el tiempo estipulado.

Paso 2: Elaborar hoja de verificación

Según lo señalado en el primer paso, se requiere clasificar los datos en semana, por parte del celular y en número de clientes atendidos por técnico. Para ello, podemos diseñar varias modelos de hojas, como por ejemplo:

Hoja de verificación ➡️ Que es, usos, ejemplos y plantillas (2)

Paso 3: Obtención de datos

Para garantizar la correcta recolección de los datos se debe aplicar el principio científico de la objetividad para poder proporcionar una perspectiva realista sobre el fenómeno de estudio. Una vez obtenido los datos, lucirán como la siguiente imagen.

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Paso 4: Análisis e interpretación de datos

En este paso, deberás analizar e interpretar los datos para llegar a diferentes resoluciones, a menudo en forma de pregunta, como por ejemplo, por qué el técnico 2 no ofrece el mismo rendimiento que los técnicos 3 y 1.

Plantilla de hoja de verificación de calidad en Excel

Llegado este punto, has leído y comprendido los aspectos básicos para elaborar, implementar e interpretar los datos de una hoja de verificación de calidad. Sin embargo, si es la primera vez que utilizas una, o estás corto de tiempo te recomendamos probar algunas de estas plantillas de hojas de verificación diseñadas en Excel.

Plantilla 1

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Plantilla 2

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Plantilla 3

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Plantilla 4

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FAQs

¿Qué es una hoja de verificación ejemplo? ›

¿Qué es una hoja de verificación de calidad? Básicamente, es un formulario diseñado para recopilar datos, por lo que se usa como herramienta genérica para iniciar un proceso de control de actividades para detectar errores y áreas de mejora, y también para encontrar soluciones a problemas concretos.

¿Cómo se aplica la hoja de verificación? ›

La lista de chequeo, también llamada hoja de verificación, check list, planilla de inspección y hoja de control, es un formato generalmente impreso utilizado para recolectar datos por medio de la observación de una situación o proceso específico.

¿Qué contiene una hoja de verificación? ›

La Hoja de Verificación es un impreso con formato de tabla o diagrama, destinado a registrar y compilar datos mediante un método sencillo y sistemático, como la anotación de marcas asociadas a la ocurrencia de determinados sucesos.

¿Qué es una herramienta de verificación? ›

Herramientas de Verificación

En la gestión de los recursos físicos y financieros son útiles las técnicas que permiten hacer verificación de la información contenida en soportes documentales contra las existencias en almacenes, depósitos, oficinas, bancos, cajas, etc.

¿Qué es una hoja de inspección? ›

La hoja de inspección en un registro de información que indica el número de veces que ha sucedido algo, por ejemplo la cantidad de personas atendidas por hora en caja, tiempo de respuesta de promotores, causas de cheques devueltos, causa de solicitudes rechazadas, defectos en productos, etc.

¿Cómo se hace una lista de verificación? ›

Pasos para elaborar un checklist adecuado
  1. Determinar el área que se quiere evaluar. ...
  2. Diseñar el formato de verificación. ...
  3. Tomar nota de la información en el formato de la verificación. ...
  4. Registrarlo en una base de datos para su tratamiento estadístico y análisis de los resultados.
Jun 28, 2022

¿Qué es la verificación en el método científico? ›

La verificación es la comprobación de algo. Este término se utiliza especialmente en las ciencias, ingeniería, derecho y computación. Se formula una teoría (o una hipótesis, o una ley) sobre el fenómeno de estudio.

¿Qué es una lista de verificación en educación? ›

Una lista de cotejo, también denominada de control o de verificación, es un instrumento de evaluación en que se detallan los criterios que seguir para lograr resolver con eficacia una determinada actividad de aprendizaje y los indicadores que permiten observar con claridad que esos criterios se han cumplido.

¿Cuáles son los elementos de una lista de verificación? ›

Los siguientes elementos, entre otros, deben aparecer en su lista de verificación de monitoreo de red.
  • Compatibilidad de dispositivos. ...
  • Visualización gráfica. ...
  • Comprensión de los datos. ...
  • Integración con otras herramientas. ...
  • Acercamiento, alejamiento.
Mar 19, 2019

¿Qué información mínima debe contener un listado de verificación? ›

¿Qué información mínima debe contener un listado de verificación?
  • La información mínima que debe contener es:
  • - Requisitos a verificar.
  • - Metodología a utilizar: correcto/incorrecto, aceptable/no aceptable, apto/no apto...
  • - Indicar la persona que está realizando el control.
Jun 6, 2017

¿Cómo preparar una lista de verificación de los aspectos más específicos a auditar? ›

Básicamente, se prepara una lista de control en paralelo con la revisión de la documentación – se lee acerca de los requisitos específicos (políticas, procedimientos, planes) – de manera que se pueda comprobar durante la auditoría de campo.

¿Qué es una hoja de verificación PDF? ›

1.1 ¿Qué es la hoja de verificación? Es un formato que sirve para registrar, analizar y procesar fácilmente los datos registrados en él.

¿Cuáles son las siete herramientas de la calidad? ›

Las 7 herramientas básicas de calidad son:
  • Hoja de recogida de datos.
  • Histograma.
  • Diagrama de Pareto.
  • Diagrama de espina de pescado, de causa-efecto o de Ishikawa.
  • Gráfico de control.
  • Diagrama de dispersión.
  • Estratificación.
Jul 20, 2021

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Author: Pres. Carey Rath

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